Im ersten Schritt müsst ihr ein "Ballkomitee" bilden. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie etwa ein Personenkomitee oder auch einen Verein. Zusätzlich braucht ihr einen Vorsitz, der die rechtliche Verantwortung übernimmt. Dann könnt ihr mit den Basics loslegen: Location - Termin - Motto!

Hier sind einige Gesetze und Richtlinien, die für euch relevant sein können:

1. Veranstaltungssicherheitsgesetz
2. Jugendschutzgesetz
3. Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch
4. Konsumentenschutzgesetz
5. Unternehmensgesetzbuch
6. Feuer- und Gefahrenpolizeigesetz
7. Umweltschutzgesetz
8. Urheberechte
9. Datenschutzgrundverordnung
10. Mehrweggebot bei Veranstaltungen
11. Regelungen zur Abfallentsorgung
12. Regelungen zu Glücksspiel und Preisausschreiben

Damit innerhalb eures Komitees in der Planungsphase Ordnung herrscht, empfehlen wir folgendes:
Kommunikation über WhatsApp Gruppen
Jeder bekommt alles mit, man kann Nachrichten markieren und speichern und schnell Dateien hin und herschicken, ohne sich mit Mailverteilern herumzuschlagen
Dateimanagement über OneDrive oder GoogleDrive
Legt eure Dateien in strukturierten Ordnern ab. So sind alle Unterlagen leicht zu finden! OneDrive und ähnliche Plattformen haben den Vorteil, dass gemeinsam gearbeitet werden kann und wichtige Dateien für alle zugänglich sind.

Hier ist es am besten, einfach zu vergleichen. Wo bekommt ihr die beste Leistung für euer Geld? Billiger ist nicht immer besser, gleichzeitig solltet ihr euch nicht ausnehmen lassen. Falls andere Ballkomitees gute Erfahrungen mit jemandem gemacht haben, ist dies ebenfalls ein gutes Zeichen.

Beim sogenannten Ehrenschutz ladet ihr bekannte Politiker oder sonstige Personen des öffentlichen Lebens zu eurem Ball ein bzw. bittet sie um Unterstützung in Form des Ehrenschutzes. Sagt jemand zu, wird er als Ehrengast von euch empfangen und separat begrüßt. Viele Empfänger eurer Einladung werden euch aber einfach eine Geldspende zukommen lassen um euch zu unterstützen. Hier bedankt ihr euch dann postalisch bzw. per E-Mail und erwähnt die edlen Spender auf jeden Fall in eurer Eröffnungsrede.

In den meisten Fällen ist ein Ball aufgrund der einmaligen Austragung nicht steuerpflichtig. Ihr seid allerdings trotzdem verpflichtet, Rechnungen auszustellen, wenn ihr Geld gegen Leistung entgegennehmt - zum Beispiel von euren Sponsoren. Beim Kartenverkauf oder beim Ehrenschutz ist das nicht nötig.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Zudem müsst ihr eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen. Dazu führt ihr eine entsprechende Liste in der Datum, Zweck und Höhe des Geldtransfers eingetragen werden. Diese Einträge werden nummeriert und der entsprechende Beleg (also die Rechnung) wird unter dieser Nummer abgespeichert. 
Es gilt: Keine Buchung/Zahlung ohne Beleg!